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公文是特定机关为处理特定的公务而制发的特定文字材料，是一种特殊的文体，其写作过程具有一些特殊的规律性。无论是公文写作的构思、布局、结构还是成文的逻辑以及内容上，都需要遵循一些基本的规则。所以要写好公文，除了文字通顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等之外，还必须讲究一些“规矩”，即公文书写方面的方式方法。
首先、公文书写要规范合法、准确求实。规范即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许标新立异。合法即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程必须合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。比如在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。有的单位发文字号的年份用圆括号“()”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号出现编虚位(即001)，出现“××函〔2007〕001号”等不规范格式。
准确即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷，均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。求实即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题，不夸大、不缩小、不虚构。比如有的基层单位要求上级机关投资补助的上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”;有的单位将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。公文标题中错用文种，往往使公文失去其应有的严肃性。有的甚至严重影响行文的作用和效率。
其次、公文写作要简明清晰、完整合体。简明即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。清晰即要求各种文稿上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。公文书写不简明清晰表现为以下几点：
(1)逻辑错误。比如“经过全力拼搏，××局已基本超额完成了2007年度的目标任务”、“食堂买了很多蔬菜和土豆、黄瓜、辣椒。”
(2)滥用方言土语比如“三先生”、“款爷”、“大腕”、“小姐”、“先生”
(3)滥用流行语言，比如公文中出现“追星族”、“打工仔”、“酷”、“帅”、“靓”、“531”(我想你)、“521”(我爱你)、“584”(我发誓)、“1314”(一生一世)、“5211314”(我爱你一生一世)、“撮一顿”(吃一顿饭)、“顶一下”(支持一下)
完整即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容，保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，以减少沟通次数，提高沟通效率。合体首先是文体要正确，使表达合乎公文特定要求。其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。
再次、公文写作要严谨有序、持久耐用。严谨即要求公文的结构严密有序，用语周密确切，不生歧义，没有漏洞。耐久即要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张材料和字迹材料)应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。
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