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在批复前必须进行充分的调查研究工作。首先，应认真研究来文的内容及其背景，审核其真实性、准确性与必要性;其次，应查阅有关的规定与指示，以便使批复的意见符合有关的方针政策与法律法规。
文稿拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅(室)进行审核。审核的重点是。
简报，是各级机关单位内部汇报工作、反映和沟通情况，指导工作，交流经验，传递信息时使用的一种专用文件。
专门专人严格管理。党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委(党组)的级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
文种，可用以概括表明公文的性质，用途与作者的职权范围以及行文目的。在公文中正确标明文种有利于维护公文的权威性和有效性，并且方便公文的写作与处理。
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