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文种，可用以概括表明公文的性质，用途与作者的职权范围以及行文目的。在公文中正确标明文种有利于维护公文的权威性和有效性，并且方便公文的写作与处理。
选择文种的主要依据是：
(1)遵循国家关于公文处理法规中有类文件的规定，从中选择适宜的文种。不应不用、错用或自造文种。
(2)依据公文作者与主要受文者之间的工作关系选用相应的文种。如属于向直属上级机关报送的公文，则主要选用呈请性文种，如“请示”、“报告”。如属不相隶属机关之间相互行文，则应选用商洽性文种，如“函”不能用呈请性或指令性文种。
(3)依据制发机关的职责、地位选用恰当的文种。各机关选用文种时，不应超越自身的职权范围，如用于行政管理的“命令”，其发布权属于国务院及其各部门，以及县级或县级以上的地方各级人民政府。群众团体、企业事业单位不能使用命令性文种。
(4)依据行文目的选择文种。各机关应根据制发每件公文的特定目的、要求与适用范围，选择最有利于表达和实现行文目的的文种。如向上级机关请求指示或批准，要用“请示”，不能用“报告”，因为“报告”不要求批复而只适用于向领导机关反馈信息，提供参考。如果将“请示”写成“报告”，则会贻误对请示事项的处理。
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