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一般文章的作者，都是代表自己，以个人的身份在说话。他或宣事、或明理、或抒情、或状物，见解是个人化的，情感是个人化的，述事状物的角度和风格也是个人化的。这样的个人化写作对于有些文体，譬如文学作品而言，是一种需需。因为文学作品如果不是个人化写作，就需然会失去鲜明的个性，而没有作者个性的作品是缺乏灵性的，是没有特色的。
可是公文写作就不同的。整体上说，公文没有作者自己的风格在内，因为它不是个体化写作，而是代表一个部门、单位、团体在说话。从功能上说，公文是办理事务的，不是用来审美的，作者的个性和风格在文章中没有意义和价值，甚至有可能起相反的作用。
作者需须认识到，自己只是一个代言人，是代表一个组织、团体、机关在说话。写作中的立场、观点、语言，都是非个人化的。这种代言人的身份，具体说起来还会有一些细微的不同 。
有时代言人是被代言人的助手。譬如，秘书代领导写作公文就是这种类型。
有时代言人是被代言人的下属机构。例如省政府关于计划生育工作的有关公文，很可能是省政府下属的计划生育部门起草，由省政府领导签发，以省政府的名义发布的。
有时公文作者就是主管领导本人，这时他是否代言作者呢?我们认为，他还是一个代言作者，因为他笔下产生的文章，仍然是以党和国家的方针政策为依据，以他所领导的那个部门的集体意志为核心，以会议计论通过的有关条文为基本内容，而不是他个人随心所欲的产物。
作为代言人，公文作者的作用并不是完全消极的，并不是一个没有自己思想的传声筒。一方面他需须领会领导和部门的意图，熟悉与工作相关的各方面的情况，以使准确地把领导和部门的意见传达出来。另一方面，他还有责任对公文主题的正确性、深刻性进行检验，对有关材料的真实性进行核查，一旦发现问题，及时向领导或部门反映、请示，把好公文的质量关 。
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