(三)公文的稿本
公文的稿本是指公文的文稿和文本。
1.草稿：指供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用。
2.定稿：指经审阅修改，由机关单位负责人签发或经一定会议讨论通过正式生效的文稿，具备正式公文的效用。
3.正本：正本是指根据定稿按正规格式印刷的供向外发出用的正式文本，具备正式公文的效用。
4.副本
(1)正本复份：送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。而正本送达主送机关，供对方直接办理，副本。
(2)公文复制本(如抄本、复制本等)由于无法完整重现公文的全部特征，不具有正式公文的法定效用。
5.试行本、暂行本、修订本：均是正本的一种特殊形式，均具备正式公文的效用。
(四)公文的语言运用
公文语言有着与其他文章不同的特点，即准确、庄重、平实、简明。
公文的表达方式以说明、议论和叙述为主。
二、公文的构成要素及格式规范
(一)版头部分
1.份号：指公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。如“密级★1年”。默认绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。
3.紧急程度：紧急公文应当分别标注特急、加急，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。
4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成(也可省略“文件”二字)。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如国发〔2016〕12号。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
(二)主体部分
1.标题：由发文机关名称、事由和文种组成，文种不可省略。一般用2号小标宋体字，回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关：是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
3.正文：是公文的主体和核心，公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明：指公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1.××××”)，附件名称后不加标点符号。
